RESPONSABILIDADES

• Acompanhar e executar tarefas relativas à recepção, controle e organização de arquivo, anotações, agenda de compromissos, reuniões, preparação de materiais e demais atividades de suporte administrativo.
• Checar e-mails do dia e priorizar os de maior importância;
• Controlar o recebimento de notas fiscais e orçamentos alimentando o sistema Arkmeds;
• Redigir correspondências, tais como cartas, memorandos, ofícios, convites e demais documentos, conforme solicitação;
• Controlar os recados e repassar para quem é de direito;
• Providenciar o envio e recebimento de malotes quando necessário;
• Providenciar o envio de equipamentos e acessórios para manutenção externa conforme fluxo estabelecido;
• Arquivar informações e documentos, zelando pelo arquivo físico e informatizado do setor, procurando mantê-lo bem organizado, facilitando eventuais consultas quando solicitadas pelo superior imediato;
• Recepcionar as pessoas que se dirigem ao setor, colhendo e prestando informações, procurando encaminhá-las a pessoa de contato ou ao responsável pelo assunto;
• Controlar e organizar a agenda do responsável pela área, verificando e informando com antecedência os compromissos marcados, visando ter tempo hábil para efetuar qualquer mudança na programação quando necessário;
• Realizar e receber chamadas telefônicas, visando filtrar as informações, se inteirando do assunto e pessoas procuradas, de modo à somente repassar ligações telefônicas quando devidamente autorizada;
• Preparar as salas de reuniões sob sua responsabilidade para receber visitas, clientes e/ou fornecedores, solicitando a limpeza das mesmas e a disponibilização de lanche, água e café, sempre que necessário;
• Receber ligações de usuários e abrir chamados de OS (ordem de serviço) para Engenharia Clínica categorizados como emergência. Acionar os técnicos para atendimento das demandas;
• Alimentar corretamente o sistema Arkmeds quando necessário;
• Providenciar a entrega de documentos aos setores devidamente protocolado quando necessário;
• Solicitar orçamento junto ao fornecedor para aquisição de assessórios ou peças médico- hospitalares;
• Cobrar orçamentos junto ao fornecedor garantindo que as demandas não fiquem travadas por falta de andamento;
• Repassar orçamentos para aquisição de assessórios ou peças médico-hospitalares, para aprovação do superior imediato e gerência da área. Nos casos de equipamentos de grande porte e/ou maior valor encaminhar para aprovação da diretoria;
• Entrar em contato com o fornecedor para solicitar a entrega do equipamento, após a aprovação do orçamento;
• Receber equipamento e nota fiscal entregues pelo fornecedor;
• Realizar o envio e recebimento de equipamentos para outras unidades conforme fluxo definido;
• Controlar e garantir abastecimento de estoque de itens e materiais utilizados no dia a dia, realizando a retirada dos mesmos no almoxarifado quando necessário;
• Fazer a planilha de controle de notas fiscais, com o nome da empresa, número da nota fiscal, descrição do equipamento, valor do equipamento;
• Assegurar o cumprimento da legislação e normas internas, relativas à Segurança no Trabalho, exigir execução das atividades de acordo com padrões de qualidade pré-definidos bem como garantir a integridade do patrimônio físico da instituição por parte dos colaboradores;
• Apoiar o superior imediato em assuntos inerentes à sua área de atuação, apresentando e discutindo soluções para problemas e irregularidades, a fim de subsidiar a definição de ações a serem adotadas e auxiliar na busca pela melhoria contínua dos processos da área;
• Participar ativamente das atividades do setor, treinamentos, reuniões e orientação quando demandado;
• Observar as normas de segurança, controle ambiental e outras internas e/ou a legislação, pertinentes às suas atividades;
• Executar outras tarefas similares às acima descritas a critério do gestor.

REQUISITOS

• Exigida: Superior Completo em Áreas Administrativas, Conhecimento de Informática Intermediário – Pacote Office;
• Desejável (Plus para o candidato, não impede contratação): Conhecimento sobre notas fiscais, Inglês, Desejável conhecimento no setor de Engenharia Clínica.

BENEFÍCIOS

• Restaurante na empresa
• Vale transporte
• Cesta alimentação de 212,00
• Plano odontológico
• Plano de saúde Unimed – cooparticipativo
• Desconto em faculdades e farmácias
• Oportunidade de crescimento na empresa
• Plano Funerário
• Convênio com o SESC/MG
• Convenio de desconto com a Kirry (Energia Elétrica)
• Presença premiada ( 60,00)
• Convênio com o Laboratório Lapeco

Horário: 08:00 as 18:00 Segunda a Quinta/ Sexta 08:00 as 17:00